L’organisation des conventions est un temps d’échanges attendus par tous. Le Centre Culturel « Gilbert de Venables » est le maître d’œuvre pour l'organisation des conventions. A chaque rendez-vous un comité de pilotage est créé ou peuvent s’associent toutes les personnes désireuses de contribuer à préparer, organiser et vivre des moments d’émotion avec les familles Venables, qui se retrouvent sur les terres de leur ancêtre Gilbert.